Privacy statement

U kunt onze Privacy statement ook downloaden als pdf.

G4S zet zich in om de privacy van uw persoonlijke informatie te beschermen en de beveiliging daarvan te garanderen. Dit privacy statement beschrijft hoe wij in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) persoonlijke informatie over u verzamelen en gebruiken gedurende uw websitebezoek en wanneer u klant/cursist van G4S Training Safety bent. Wij vragen u om dit privacy statement zorgvuldig door te lezen omdat er belangrijke informatie in staat over wie wij zijn, hoe en waarom wij persoonlijke informatie verzamelen, opslaan, gebruiken en delen, over uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke informatie en over hoe u met ons en toezichthoudende instanties contact kunt opnemen als u een klacht hebt. G4S Training & Safety verzamelt, gebruikt en is verantwoordelijk voor bepaalde persoonlijke informatie over u. Wanneer wij dit doen, moeten wij voldoen aan de AVG die van toepassing is in heel de Europese Unie en zijn wij als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ van die persoonlijke informatie verantwoordelijk
voor de toepassing van deze wetgeving.

De persoonlijke informatie die we verzamelen en gebruiken

Met persoonsgegevens, ofwel persoonlijke informatie, wordt alle informatie bedoeld over een individu op grond waarvan die persoon kan worden geïdentificeerd. Gedurende uw websitebezoek verzamelen we de volgende persoonlijke informatie wanneer u die aan ons verstrekt:

  • Gegevens met betrekking tot contactaanvraag
    • Geslacht, voorletter(s), tussenvoegsel, achternaam, e-mailadres, (zakelijk) adres.
  • Gegevens met betrekking tot het aanvragen van een training
    • Soort training, geslacht, voornaam, voorletter(s), tussenvoegsel, voornaam, achternaam, e-mailadres, zakelijk adres.
  • Inloggegevens voor het klantenportaal
    • Nieuwe klanten: e-mailadres.
    • Bestaande klanten: e-mailadres en wachtwoord.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens alleen op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

  • Op basis van uw toestemming. Deze toestemming kunt u op ieder moment weer intrekken.
  • Om een overeenkomst met u te sluiten en uit te voeren.
  • Voor ons gerechtvaardigd bedrijfsbelang. G4S verwerkt hierbij persoonsgegevens om commerciële banden met klanten en andere partijen te onderhouden.
  • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Gedurende uw websitebezoek verzamelen we de volgende persoonlijke informatie wanneer u die aan ons verstrekt:

  • Gegevens met betrekking tot contactaanvraag
    • Geslacht, voorletter(s), tussenvoegsel, achternaam, e-mailadres, (zakelijk) adres.
  • Gegevens met betrekking tot het aanvragen van een training
    • Soort training, geslacht, voornaam, voorletter(s), tussenvoegsel, voornaam, achternaam, e-mailadres, bedrijfsnaam en factuuradres.
  • Inloggegevens voor het klantenportaal
    • Nieuwe klanten: e-mailadres, achternaam, bedrijfsnaam en factuuradres.
    • Bestaande klanten: e-mailadres en wachtwoord.

Wij gebruiken deze gegevens om:

  • U correct aan te kunnen spreken.
  • U te informeren over onze trainingen en producten.
  • U toegang te geven tot het G4S klantportaal.
  • U te kunnen inschrijven voor onze trainingen.
  • U te factureren voor het volgen van onze trainingen.

Via het G4S klantportaal heeft u de mogelijkheid om meerdere cursisten in te schrijven voor trainingen. Per cursist heeft G4S de volgende gegevens nodig:

  • Voornaam, voorletter(s), tussenvoegsel achternaam, geboortedatum en geboorteplaats.
  • Indien noodzakelijk: vervaldata van opleidingen en nummers van certificaten.
  • Telefoonnummer en e-mailadres van de cursist.

Wij gebruiken deze gegevens om:

  • Cursist in te schrijven voor een training.
  • Afgeven van een certificaat aan cursist.
  • Toesturen van een digitaal evaluatieformulier.
  • Vervaldata van certificaten te kunnen monitoren.

Voor het bewaren van de persoonsgegevens zijn de volgende situaties van toepassing:

  • Het contract met de klant wordt beëindigd: cursisten worden op inactief gezet en de bijbehorende persoonsgegevens worden geanonimiseerd.
  • Op verzoek van de cursist: cursist wordt op inactief gezet en de bijbehorende persoonsgegevens worden geanonimiseerd.
  • Na 5 jaar zonder (nieuwe) inschrijving van de cursist: betreffende cursisten worden op inactief gezet en geanonimiseerd. 5 jaar is op basis van de vervaldata van certificaten.

Wij delen, indien een training bij ons volgt en het een gecertificeerde training is, uw gegevens met certificeringsinstanties. Wij zullen persoonlijke informatie delen met rechtshandhavings- en andere instanties indien we daartoe op grond van toepasselijke wetgeving verplicht zijn. Wij zullen uw persoonlijke informatie zonder uw toestemming niet delen met derden.

G4S Training & Safety maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

Wijzigen van persoonsgegevens

Klanten hebben zelf de mogelijkheid om in hun omgeving in het klantportaal gegevens te wijzigen. Gegevens kunnen ook worden gewijzigd via onze Customer Service Desk.

Beveiliging

De persoonsgegevens die wij ontvangen worden opgeslagen in onze webbased applicatie Chainwise. G4S heeft passende beveiligingsmaatregelen genomen om te voorkomen dat persoonlijke informatie per ongeluk verloren gaat of op een ongeoorloofde wijze wordt gebruikt of ingezien. Zo is de omgeving waarin de applicatie functioneert ISO 27001 gecertificeerd, vindt inloggen via een HTTPS-verbinding plaatst en worden jaarlijks PEN-testen uitgevoerd. Daarnaast heeft G4S een verwerkersovereenkomst afgesloten met Chainwise en een data privacy impact assessment uitgevoerd op de dienstverlening. Beide documenten zijn op te vragen via csd.ts@nl.g4s.com Elke medewerker binnen G4S is gescreend volgens de Wet Particuliere Beveiligingsorganisaties en Recherchebureaus en zij zijn gehouden tot geheimhouding op basis van onze gedragscode. Wij beperken toegang tot uw persoonlijke informatie tot diegenen die een echte zakelijke noodzaak hebben om daar weet van te hebben. Diegenen die uw informatie verwerken, zullen dat alleen op een geautoriseerde wijze doen. Wij beschikken ook over procedures voor het afhandelen van vermoedelijke inbreuken op de gegevensbeveiliging. Wij stellen u en de toezichthouder op de hoogte van een vermoedelijke inbreuk op de gegevensbeveiliging wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u een aantal belangrijke rechten. Dit zal hieronder worden toegelicht. Als u gebruik wilt maken van een van deze rechten, dan kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (FG). De contactgegevens vindt u onderaan dit
privacystatement.

Recht op inzage

U heeft het recht om een afschrift op te vragen van de persoonsgegevens die wij verzamelen en bewaren. Dit afschrift bevat ook informatie over de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt, hoe lang en waar zij worden bewaard en wie de persoonsgegevens ontvangt.

Recht op rectificatie

G4S Training & Safety doet er alles aan om te zorgen dat de persoonsgegevens die wij verwerken juist en volledig zijn. Mocht u toch van mening zijn dat dit niet het geval is, dan kunt u verzoeken uw gegevens aan te vullen of te wijzigen.

Recht op verwijdering

In bepaalde situaties heeft u het recht om persoonsgegevens te laten wissen. Dit is bijvoorbeeld het geval als de gegevens in strijd met de wettelijke kaders zijn verwerkt of als de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en bewaard. Per geval zal de FG beoordelen of verwijdering kan plaatsvinden of dat bijvoorbeeld sprake is van een wettelijke verplichting om de gegevens te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde situaties heeft u het recht om ons te verzoeken een deel van uw persoonsgegevens tijdelijk niet te verwerken, omdat u bijvoorbeeld de juistheid van de gegevens in twijfel trekt of omdat u van mening bent dat de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze verzameld en bewaard zijn.

Recht op bezwaar

Als het gebruik van persoonsgegevens naar ons oordeel noodzakelijk is voor de zogenaamde gerechtvaardigde belangen van G4S Training & Safety, heeft u de mogelijkheid bezwaar te maken tegen de verwerking van deze persoonsgegevens. Wij nemen uw bezwaar in behandeling en onderzoeken of de verwerking van uw gegevens een dusdanig grote impact op u heeft dat wij moeten stoppen met deze verwerking

Recht op dataportabiliteit

U heeft het recht ons te vragen uw persoonsgegevens rechtstreeks aan u over te dragen. Dit geldt voor persoonsgegevens die we met uw toestemming of op basis van de uitvoering van een overeenkomst met u hebben verwerkt.

Recht op het indienen van een klacht

U heeft het recht om een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens in te dienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van G4S:

Functionaris Gegevensbescherming
Hogehilweg 12
1101 CD Amsterdam
privacy@nl.g4s.com

Ook kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder voor gegevensbescherming:
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag

Uitoefening van uw rechten

Als u besluit één van uw rechten uit te oefenen dan heeft G4S de volgende informatie van u nodig:

  • Genoeg informatie om u te identificeren; bent u een klant, medewerker, sollicitant, leverancier et cetera?
  • Een bewijs van uw identiteit (een kopie van uw rijbewijs of paspoort is voldoende, BSN en pasfoto mogen onzichtbaar worden gemaakt).
  • Informatie waarop uw verzoek betrekking heeft.

Wijzigingen in dit privacystatement

G4S kan dit privacystatement van tijd tot tijd wijzigen. In geval deze wijziging aanzienlijke gevolgen heeft voor de klanten en cursisten zullen zij actief worden geïnformeerd over het gewijzigde privacystatement. Een up-to-date versie van het privacystatement is ook op te
vragen bij de Customer Service Desk via csd.ts@nl.g4s.com.

Vragen

Als u na het lezen van dit privacystatement nog vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neemt u dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming via privacy@nl.g4s.com.